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Digitalizar una oficina de turismo es un concepto muy amplio que puede referirse a muchas acciones diferentes. Empresas digitalizadoras y destinos aplican diferentes soluciones y todas pueden ser correctas. En este artículo vamos a unificar todas las acciones que habitualmente se recogen en las propuestas de digitalización turística.

La oficina de turismo es la encargada de dar la bienvenida al visitante, es el punto de conexión físico entre el gestor del destino y los turistas. Su función principal es facilitar información sobre el destino, desde puntos de interés, eventos, actividades, gastronomía, movilidad o cualquier información que sea relevante en el destino.

Para ello el servicio debe ser personalizado, con las mínimas esperas posibles, transmitiendo los valores de marca del destino, orientados a facilitar experiencias y fidelizar al turista para que vuelva en sus próximos viajes.

La Digitalización nos brinda la posibilidad de mejorar en todos estos aspectos, todo ello sin olvidar los servicios tradicionales como la atención personalizada de informadores turísticos, los folletos físicos, la cartelería y decoración del punto informativo y otros detalles fuera del ámbito digital.

¿Pero qué hacemos para digitalizar nuestra oficina de turismo?

1. Digitalización de Folletos, el mejor aliado del medio ambiente

Una de las primeras acciones que realizan los municipios y ciudades en su camino hacia la digitalización es pasar a digital todos los folletos. Esto conlleva una gran escabilidad porque ya no está sometido al inventario del almacén.

El ahorro en impresión de material puede ser significativo dependiendo del número de visitantes. Se trata de una solución sostenible que tiene incidencia directa en medidas medioambientales.

2 Digitalización del almacén, controla el stock de tu material promocional

Los folletos físicos siguen siendo muy demandamos. Hay turistas que les gusta recorrer la ciudad con su plano físico, o recoger folletos para hacer una lectura reposada en sus paradas. Muchos de estos folletos se convierten en parte del recuerdo de esas vacaciones que desean mantener en su memoria.

La digitalización del almacén te permite llevar un control de las unidades y tipos de folletos que dispones en la oficina de turismo y conocer el stock. Todos los datos quedan registrados para saber el consumo de unidades de cada folleto y poder hacer el pedido a imprenta con tiempo.

Estos datos también se analizan atendiendo a eventos, pudiendo adelantarte a situaciones de gran demanda de material promocional.

3 Gestor de colas, optimiza la atención al turista

La afluencia de turistas a la oficina es muy irregular, aunque hay horas de mayor afluencia la llegada de autobuses, trenes, vuelos o cruceros puede suponer una aglomeración instantánea. En ese caso es preciso una optimización de la atención y facilitar un orden que ayude a mejorar la experiencia del visitante.

Para ello el gestor de turnos digital te ayudará a organizar la atención y dar información al turista sobre sus tiempos de espera.

4 Conectividad: el wifi como servicio básico de la oficina

La conexión gratuita en una oficina de turismo es una de las características que pueden marcar la diferencia en un servicio de calidad al visitante. El wifi puede permitirle acceder a otros servicios tanto propios como externos. Desde bajarse la aplicación del destino hasta consultar cualquier información relacionada con su viaje, consultar su correo electrónico o sus redes sociales.

Muchos turistas buscan conexión durante su viaje: en el hotel, en restaurantes y por supuesto, en la oficina de turismo. Si el turista está conectado se abre la posibilidad de su participación en redes sociales, uno de los usos más extendidos y que el destino puede aprovechar para una interacción social.

5 Información a través de dispositivos

La función principal de un punto de información turística es la información sobre los diferentes recursos del destino. En iUrban hemos comprobado que los dispositivos físicos potencian las aplicaciones de información del destino.

Tótems, mupis, atriles, pantallas, tablets pueden ofrecer información personalizada al turista, reduciendo tiempos de espera y colas en las oficinas de turismo. Esta puede ser una acción diferencial a la hora de sacar el máximo partido a todo el contenido digitalizado.

6 App, web app y web responsive: el móvil como protagonista

La mayoría de los turistas llevan consigo un smartphone que usan constantemente en su viaje, desde hacer fotos, pasando por obtener información del destino e incluso para reservar diferentes productos y servicios.

Una web responsive, que se adapte a diferentes dispositivos y en especial a las resoluciones más frecuentes de las pantallas de móviles, es la puerta de entrada a la digitalización.  No obstante, lo ideal es contar con una web app o una app, aplicaciones que se ejecutan en el móvil del cliente.

7 Registro del visitante: conoce a tus visitantes

La gestión turística necesita el control de los datos para mejorar el servicio. Bien sea a través del informador turístico o dispositivos colocados en la oficina podemos conseguir un retrato digital de nuestros diferentes tipos de turistas.

El país de procedencia, el tiempo en el destino, el tipo de alojamiento, los intereses, las actividades a realizar, el tipo de consulta, el número de las mismas o su información de contacto son los datos contiene un registro de visitantes.

8 Impactar mediante cartelería digital

La cartelería digital es uno de los elementos que puede usar la oficina de turismo para promocionar eventos, puntos de interés, venta de entradas o cualquier información o promoción que consideren los gestores turísticos.

Se trata de imágenes y vídeos que van rotando con una cuidada planificación para dirigir al turista hacia lo más importante del destino.

9 Tecnologías QR, NFC y beacon

El QR nos acompaña desde hace muchos años, pero la reciente pandemia ha convertido su uso en masivo para diferentes acciones relacionadas con el turismo. Puede tener multitud de funciones, pero será el puente entre la oficina de turismo y el móvil del turista.

El NFC ha estado menos extendido hasta hace unos años que ha pasado a usarse entre el gran público para pagar a través del móvil con el teléfono. Hoy en día es frecuente ver personas pagando en supermercados, restaurantes y otros establecimientos sólo acercando su teléfono móvil.

Pero el NFC tiene muchos usos turísticos además del pago de servicios. Puede sustituir a todos los aplicativos de un código QR, por ejemplo.

Por último, los beacons, o balizas bluetooh, tienen un uso menor en los servicios turísticos, pero también pueden cumplir funciones de información avanzadas aliados con una app turística.

10 Sistema de reservas y entradas

Exposiciones temporales, rutas guiadas, experiencias, espectáculos… un destino tiene gran variedad de productos y servicios que pueden ser reservados desde la oficina de turismo. Al ser un establecimiento oficial el turista tiene una mayor confianza y predisposición en comprar este tipo de servicios.

Este tipo de ventas se puede ofrecer como servicio de valor añadido a las empresas de la localidad de forma gratuita o bajo fórmulas de comisión, dependiendo de la estrategia del destino y el estado del mercado turístico.

11 Experiencias inmersivas y efecto wow

La realidad virtual y la realidad aumentada son dos tecnologías que pueden incorporarse a una oficina de turismo para crear ese “efecto wow” que haga recordar su estancia al turista en nuestras instalaciones.

Sitios de difícil acceso, ambientes de otras épocas o imágenes de un punto de interés que queremos que visite en persona, pueden ser algunos de los usos con lo que implementar esta tecnología inmersiva.

12 Audioguías: digitalización de rutas o recorridos.

Entre el material multimedia que ofrece un destino uno de los más demandados son las audioguías. Permiten al turista realizar la ruta a su ritmo con explicaciones detalladas en su propio idioma.

13 Sé social: interactúa con el turista

Las redes sociales son usadas por los turistas en todas las etapas de su viaje. La acción de una oficina de turismo se concentra en la que denominamos “durante”, en su estancia en nuestro territorio. Es el momento de usar las redes sociales para hacer recomendaciones, comentar su actividad, o intentar atajar las malas críticas que se produzcan.

14 Recogida de sugerencias y opiniones

Tablets, atriles o los mimos informadores turísticos pueden recoger las opiniones de los turistas a través de programas informáticos. Es necesario conocer al turista para poder identificarlos y facilitarles servicios personalizados.

Una de las primeras acciones que realizan los municipios y ciudades en su camino hacia la digitalización es pasar a digital todos los folletos. Esto conlleva una gran escabilidad porque ya no está sometido al inventario del almacén.

El ahorro en impresión de material puede ser significativo dependiendo del número de visitantes. Se trata de una solución sostenible que tiene incidencia directa en medidas medioambientales.

15 Tienda online: si no tienes espacio súbelo a la nube

Muchas oficinas de turismo incluyen una parte de tienda física en la que se pueden comprar diferentes productos como recuerdos y diverso merchandising del destino. Bien sea por falta de espacio, de un gran inventario o de dar facilidades al turista, una digitalización de una oficina de turismo también puede ofrecer una tienda online.

Desde postales personalizadas o productos con envío al lugar de origen del visitante son productos y servicios que pueden comercializarse a través de la digitalización.

16 Accesibilidad, también en digital

Además de la accesibilidad física, las digitalización de una oficina también debe contar con elementos inclusivos como rutas audiosignadas y otros elementos que contribuyan a la accesibilidad universal.

17 Una oficina que nunca cierra

El uso de escaparates digitales, pantallas exteriores, tótems en vía pública o la reconversión de cabinas telefónicas nos permiten ofrecer una información turística 24/7. Ofrece servicios durante todo el año y a todas horas.

18 Analítica y sistema de gestión de destinos

Toda la información recogida en el registro del visitante, como la misma actividad del turista en la oficina pasarán a formar parte de la analítica.

A su vez la analítica alimentará el sistema de gestión de destinos. En él contaremos con un dashboard con los principales indicadores del destino. Su estudio ayudará a la correcta toma de decisiones y establecimiento de la estrategia turística.

19 Acompañarle fuera de la oficina

La digitalización nos permite acompañar al turista cuando sale de la oficina. A través de la app, audioguías, folletos, servicios geolocalizados, podemos seguir ofreciendo información y servicios en su recorrido.

20 Gamificación

¿Y si convirtiéramos la estancia del turista en un juego? La gamificación turística puede aumentar el número de puntos de interés o acciones realizadas por turistas, al mismo tiempo que permite incidir sobre los flujos turísticos.

¿Y tú, qué crees que falta en esta lista?

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